Jak skutecznie przeprowadzić inwentaryzację magazynu?
Droga do sukcesu firmy często ma swój początek w działach związanych z samym składowaniem, przechowywaniem i przygotowywaniem sprzętu/produktów. Czerpiąc przykład i wzorce z krajów Europy Zachodniej, nauczyliśmy się na czym polega zarządzane wielką przestrzenią magazynową, a tam kluczową rolę pełni inwentaryzacja. Dobra organizacja i sprzęt zdecydowanie ułatwia oraz przyspiesza pracę magazynierom, którzy stanowią niejako rdzeń i serce każdego przedsiębiorstwa. Warto bowiem pamiętać, że sposób, w jaki funkcjonuje magazyn danej firmy, ma ogromny wpływ na to, czy firma odnosi sukcesy na rynku i na ile mierzalne są korzyści z jej działalności. Spis stanu magazynu oraz wykazanie różnic pomiędzy stanem rzeczywistym, stwierdzonym podczas wykonania spisu faktycznego, a stanem jaki wynika z ewidencji księgowej, jest istotny w dalszym planowaniu oraz zarządzaniu firmą, a głównym celem wykonywania miesięcznej i rocznej inwentaryzacji jest ustalenie wszystkich aktywów i pasywów, ich rzeczywistego stanu i pełnej kontroli nad zasobami. Inwentaryzacja bowiem stanowi nieodłączny i niezwykle ważny element funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa.
Warto wiedzieć, jakie stosować rozwiązania w celu przeprowadzania dobrej inwentaryzacji i jak odpowiednio dbać o funkcjonalność sprzętu. Nie bez znaczenia jest wybór odpowiedniej firmy, która nie tylko oferuje urządzenia i rozwiązania dostosowane do potrzeb Klientów, ale również je serwisuje.
Firmy tzw. kompleksowe w zakresie szerokiego wachlarza oferowanych usług sprawdzają się najlepiej w długiej perspektywie współpracy. Zawsze warto także zastanowić się nad zakupem używanego sprzętu, co zredukuje koszty, a jednocześnie zapewni stałość dostępu oraz gwarancji urządzenia.
Na czym dodatkowo skupiać się w tej kwestii najbardziej i które ze sprzętów są szczególnie polecane do tego procesu? O to zapytaliśmy naszego eksperta z działu handlowego firmy Kreski.
Grzegorz Juszczuk: Nie ma jednego polecanego sprzętu w tym zakresie. Na dobór odpowiedniego urządzenia składa się szereg czynników. Przede wszystkim panujące warunki. Inne urządzenia będą dedykowane na sklep, inne na magazyn, a jeszcze inne np. na plac zewnętrzny. Wybranie odpowiedniego terminala czy skanera ma jeszcze dużo więcej uwarunkowań. Jeżeli miałbym je opisać potrzebowałbym znacznie więcej czasu, bo to może być temat na dobrą książkę/poradnik. Dlatego do wybrania najlepszego rozwiązania lepiej zdać się na specjalistów, którzy zadadzą konkretne pytania pozwalające na znalezienie optymalnego rozwiązania. Wszystko zależy też od tego, co chcemy inwentaryzować i w jaki sposób jest to oznaczone. Bardzo popularne staje się RFID, które doskonale przyspiesza ten proces. Niemniej jednak nie będzie on dedykowany do produktów metalowych czy z dużą gęstością.
Jakie są różnice w wykorzystywaniu określonych sprzętów i dlaczego?
GJ: W tym przypadku można podzielić urządzenia z uwagi na ich budowę i sposób przenoszenia/transportu. Obecnie jedną grupą będą terminale z ekranem i fizyczną klawiaturą dedykowane do ciężkich warunków, jak magazyn czy produkcja. Występują również np. w wersji Freezer dedykowanych na mroźnie. To bardzo odporne urządzenia, których główną zaletą jest wytrzymałość. Ta trwałość związana jest z tym, że są z reguły cięższe, większe i bardziej masywne. Co za tym idzie trudniej je gdzieś schować, ale są specjalne kabury czy paski na ramię lub nadgarstek. Druga grupa to tzw. PDA, czyli urządzenia przypominające smartphone’y, ale zdecydowanie bardziej wytrzymałe i wyposażone w czytnik kodów. Można je schować w kieszeni lub trzymać na ręku za pomocą specjalnego paska, tzw. hand-strapa. Jako trzecią grupę wskazałbym coraz bardziej popularne tzw. urządzenia ubieralne. Charakterystyczny sprzęt, ale sprawdzający się w miejscach, gdzie jest mało miejsca lub istotne jest, aby mieć obie ręce wolne.
Jak skutecznie przeprowadzić inwentaryzację magazynu i na czym skupiać się w tej kwestii najbardziej?
GJ: Szczerze to pytanie raczej nie do mnie :) Ja mogę dopasować sprzęt. Nie jestem specjalistą od procesów. Ale gdybym miał się wypowiedzieć w tej kwestii, opierając się na zdobytym doświadczeniu, powiedziałbym, że najważniejsze jest dokładne zaplanowanie. Ustalenie i przekazanie pracownikom jaki jest cel i jak należy wykonać takie zadanie. Zawczasu spróbować przewidzieć jakie mogą być napotkane trudności i jak je rozwiązać. A jeżeli są jakieś problemy lub niejasne sytuacje, które wcześniej nie były uwzględnione w nazwijmy to scenariuszu, to w jaki sposób i komu je zgłaszać, żeby szybko i sprawnie je wyjaśnić.
Podsumowując, zdaniem naszego eksperta Grzegorza, do wyboru mamy tak naprawdę mnóstwo urządzeń dedykowanych do inwentaryzacji, a dla każdego lepsze i skuteczniejsze okaże się co innego. Zależy to przede wszystkim od branży, od warunków panujących na magazynie oraz od częstotliwości przeprowadzania inwentaryzacji - czy jest to raz w miesiącu, czy raz na rok. Jeśli chodzi o pierwszą grupę, to w takim przypadku warto posiadać własny sprzęt, gdyż stosunkowo często po niego sięgamy. Jeśli chodzi o firmy zajmujące się inwentaryzacją raz do roku, najczęściej wybierana jest opcja wypożyczania sprzętu. Jeśli mowa o urządzeniach, to wykorzystują one do tego procesu dwa systemy operacyjne – Windows i Android, z czego najczęściej bazuje się obecnie na Androidzie. Jeśli chodzi o dostosowanie sprzętu do warunków, to warto mieć tutaj na uwadze, jak ciężkie są to warunki oraz jak duża jest przestrzeń magazynu, jak również to, czy produkty podlegające procesowi inwentaryzacji znajdują się na wysokościach. W takim przypadku należy rozważyć bardziej stabilny, wytrzymały i mocny sprzęt. Toporny i odporny na wszelkie upadki i zniszczenia. Pamiętajmy też jednak, że im cięższy i bardziej wytrzymały sprzęt, tym jest droższy. Inwestycja jednak na ogół jest opłacalna i zwrotna w perspektywie dochodowej. Lepiej też zainwestować w jeden a porządny sprzęt, niż kilka tańszych i nie do końca zadowalających, w tym łatwych do zniszczenia. Pamiętajmy także o odpowiednim zaprogramowaniu i skonfigurowaniu sprzętu, żeby przy skanowaniu i liczeniu uniknąć np. tzw. dubli.
Przy odpowiednim doborze urządzenia pod konkretny magazyn, warto też zwrócić uwagę na jego możliwości, jeśli chodzi o odczyt kodów – czy jest to maksymalnie do 50 cm, czy aż do 20 metrów, a w tym drugim przypadku, jak łatwo się domyślić, nie musimy skanować wszystkiego z bliska, co zdecydowanie usprawnia proces, zwłaszcza przeprowadzania inwentaryzacji w dużych magazynach i na wysokościach. Ważnym aspektem jest też temperatura pracy, w której to niektóre ze sprzętów - zwykłe terminale, kolektory danych, potocznie nazywane skanerami - mogą nie do końca się sprawdzić, jeśli mowa tutaj np. o wszelkich chłodniach i mroźniach. Pamiętajmy również o wcześniejszym dokładnym rozpisaniu sobie planu działania, zabierając się za przeprowadzenie skutecznej i sprawnej inwentaryzacji. Jak widać w przypadku tego procesu dużo jest tutaj różnych zależności oraz bardzo indywidualnych potrzeb, pod które trzeba odpowiednio dobrać sprzęt oraz odpowiednie podejście od strony logistycznej.
Na nasze pytania odpowiedział ekspert z działu handlowego firmy Kreski - Grzegorz Juszczuk.
